Ως μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου του  ως εκπροσώπου των εργαζομένων, υποβάλλω τις ακόλουθες παρατηρήσεις/τροποποιήσεις επί του τεθέντος σε διαβούλευση σχεδίου «Πολιτική Βιντεοεπιτήρησης μέσω Κλειστού Κυκλώματος Τηλεόρασης (CCTV)» του Δήμου Ρόδου.

Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα έχει ρητά επισημάνει πως δεν επιτρέπεται η επιτήρηση σε χώρους εργασίας, όπως τυπικά γραφεία και διάδρομοι, παρά μόνο κατ’ εξαίρεση σε κρίσιμους χώρους (π.χ. εγκαταστάσεις υψηλού κινδύνου), εφόσον οι κάμερες εστιάζουν στο αγαθό, το οποίο προστατεύουν και όχι στους εργαζομένους. Επίσης, αναφέρει πως τα δεδομένα από βιντεοεπιτήρηση δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιούνται για αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων, καθώς σε ερμηνεία της επί του άρθρου 27 παρ.7 του Ν.4624/2019 σημειώνει πως η βιντεοεπιτήρηση στους χώρους εργασίας επιτρέπεται μόνο όταν είναι απαραίτητη για την προστασία προσώπων και αγαθών και πως οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται εγγράφως για τη λειτουργία του συστήματος.

Με βάση τα παραπάνω, το υπό διαβούλευση σχέδιο έτσι όπως είναι σήμερα διατυπωμένο, δεν παρέχει ακόμη επαρκείς εγγυήσεις για την αποτροπή καταχρηστικής χρήσης του συστήματος εις βάρος των εργαζομένων. Επιπλέον, το κείμενο εμφανίζεται τυπικά ημιτελές, καθώς δεν έχει ολοκληρωθεί η διαβούλευση αυτού, στοιχείο το οποίο δεν επιτρέπει την οριστικοποίησή του χωρίς προηγούμενη πλήρη συμπλήρωση και επαναφορά αυτού σε διαβούλευση.

Για τον λόγο αυτό, ζητούμε το σχέδιο να «μην εγκριθεί ως έχει», αλλά να τροποποιηθεί ουσιωδώς στα εξής σημεία:

1. Ρητή απαγόρευση χρήσης του υλικού για πειθαρχικό ή εργασιακό έλεγχο

Το σχέδιο απαγορεύει τη χρήση για «παρακολούθηση της απόδοσης ή αξιολόγηση των εργαζομένων», αλλά δεν αποκλείει με την ίδια σαφήνεια τη χρήση του υλικού για πειθαρχικό έλεγχο, έλεγχο συμπεριφοράς, ελέγχους παρουσίας/ ρυθμού εργασίας ή/και αναζήτηση παραπτωμάτων. Δεδομένου [ως ο σκοπός της επεξεργασίας πρέπει να είναι ειδικός και περιορισμένος, η διατύπωση αυτή πρέπει να ενισχυθεί.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Το υλικό του συστήματος βιντεοεπιτήρησης δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιείται, άμεσα ή έμμεσα, για έλεγχο παραγωγικότητας, παρουσίας, πειθαρχικής επίδοσης, συμπεριφοράς, ρυθμού εργασίας ή υπηρεσιακής συνέπειας των εργαζομένων. Κατ’ εξαίρεση, επιτρέπεται η εξέταση συγκεκριμένου αποσπάσματος μόνο σε περίπτωση ειδικά τεκμηριωμένου σοβαρού περιστατικού ασφάλειας, εργατικού ατυχήματος, πράξης βίας ή αξιόποινης πράξης, με ειδική αιτιολογημένη πράξη, καταγραφή στο αρχείο περιστατικών και ενημέρωση των εκπροσώπων των εργαζομένων.»

2. Ρητός κατάλογος απαγορευμένων χώρων

Η πολιτική αναφέρεται γενικά στην αναγκαιότητα και στην ελαχιστοποίηση της επέμβασης στην ιδιωτική ζωή, χωρίς όμως να κατονομάζει ρητά τους χώρους στους οποίους η επιτήρηση πρέπει να απαγορεύεται απολύτως. Η ΑΠΔΠΧ είναι σαφής πως δεν επιτρέπεται η λήψη εικόνας σε τουαλέτες, προθαλάμους, αποδυτήρια και λουτρά, καθώς και σε επιτήρηση τυπικών χώρων γραφείου ή διαδρόμων ως χώρων εργασίας.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Απαγορεύεται η εγκατάσταση καμερών ή η ρύθμιση πεδίου λήψης σε χώρους υγιεινής, προθαλάμους τουαλετών, αποδυτήρια, λουτρά, χώρους ανάπαυσης και διαλείμματος προσωπικού, χώρους σίτισης, χώρους συνδικαλιστικών συνεδριάσεων ή δράσεων, καθώς και σε τυπικούς χώρους γραφείων και διαδρόμους εργασίας. Εξαίρεση επιτρέπεται μόνο σε ειδικά κρίσιμους χώρους και μόνον εφόσον η κάμερα εστιάζει στο αγαθό ή στην εγκατάσταση που προστατεύεται και όχι στους εργαζομένους.»

3. Περιορισμός λειτουργίας εντός ωραρίου μόνο με ειδική τεκμηρίωση

Το σχέδιο προβλέπει πως οι κάμερες μπορούν να λειτουργούν τόσο εντός όσο και εκτός ωραρίου εργασίας, εφόσον αυτό κρίνεται αναγκαίο για λόγους ασφάλειας. Η διατύπωση αυτή είναι υπερβολικά γενική και αόριστη με κίνδυνο να μετατρέψει την εξαίρεση σε κανόνα. Η Οδηγία 1/2011 απαιτεί ειδική στάθμιση αναγκαιότητας και αναλογικότητας και προκρίνει ηπιότερα μέσα όπου αυτά επαρκούν.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Η λειτουργία καμερών κατά το εργασιακό ωράριο επιτρέπεται μόνο εφόσον υπάρχει ειδική, συγκεκριμένη και έγγραφη τεκμηρίωση πως ο επιδιωκόμενος σκοπός ασφάλειας δεν μπόρεσε να επιτευχθεί με ηπιότερα μέτρα. Για κάθε κάμερα προσδιορίζεται ρητά στο Μητρώο Καμερών εάν λειτουργεί εντός ωραρίου, εκτός ωραρίου ή σε 24ωρη βάση, με ειδική αιτιολόγηση ανά περίπτωση.»

4. Υποχρεωτική κοινοποίηση του πλήρους Μητρώου Καμερών στους εκπροσώπους εργαζομένων πριν από την έγκριση και σε κάθε ουσιώδη μεταβολή

Το σχέδιο προβλέπει ρητά πως ο Δήμος τηρεί επικαιροποιημένο Μητρώο του συστήματος βιντεοεπιτήρησης, στο οποίο καταγράφονται, κατ’ ελάχιστον, οι εγκατεστημένες κάμερες, οι περιοχές επιτήρησης και τα βασικά χαρακτηριστικά λειτουργίας τους. Προβλέπει επίσης πως οι βιντεοεπιτηρούμενοι χώροι, η ύπαρξη καταγραφής ή αποκλειστικά ζωντανής εικόνας και τα βασικά χαρακτηριστικά λειτουργίας των καμερών αποτυπώνονται αναλυτικά στο Μητρώο Καμερών και Βιντεοεπιτηρούμενων Χώρων, το οποίο τηρείται και επικαιροποιείται από τη Διεύθυνση Πληροφορικής και Νέων Τεχνολογιών, ενώ τα πεδία καταγραφής και το περιεχόμενό του περιγράφονται στο Παράρτημα Γ.

Ωστόσο, παρότι το Μητρώο προβλέπεται ως βασικό εργαλείο λογοδοσίας και τεκμηρίωσης της λειτουργίας του συστήματος, η πολιτική δεν ορίζει πως το πλήρες αυτό Μητρώο τίθεται υποχρεωτικά υπόψη των εκπροσώπων των εργαζομένων πριν από την έναρξη ισχύος της πολιτικής, ούτε πριν από κάθε νέα εγκατάσταση ή ουσιώδη μεταβολή. Αντιθέτως, η πολιτική προβλέπει ρητά τη διάθεση των Τοπικών Παραρτημάτων Ενημέρωσης Β΄ Επιπέδου στους εργαζομένους και στα λοιπά υποκείμενα των δεδομένων, όχι όμως και τη διάθεση του πλήρους Μητρώου Καμερών στους εκπροσώπους των εργαζομένων. Έτσι, ενώ η πολιτική αναγνωρίζει την ανάγκη ειδικής και ενισχυμένης ενημέρωσης των εργαζομένων και διαφάνειας στον χώρο εργασίας, δεν κατοχυρώνει την πρόσβαση των εκπροσώπων τους στο βασικότερο έγγραφο, το οποίο αποτυπώνει την πραγματική έκταση και ένταση της βιντεοεπιτήρησης.

Η έλλειψη αυτή είναι ουσιώδης. Χωρίς προηγούμενη κοινοποίηση του πλήρους Μητρώου, οι εκπρόσωποι των εργαζομένων δεν μπορούν να ελέγξουν αποτελεσματικά εάν η τοποθέτηση, το πεδίο λήψης, ο χρόνος λειτουργίας, η ύπαρξη καταγραφής, ο χρόνος τήρησης και ο σκοπός κάθε κάμερας είναι πράγματι αναγκαία, πρόσφορα και αναλογικά. Ως εκ τούτου, η διαβούλευση κινδυνεύει να παραμείνει τυπική και όχι ουσιαστική, ενώ αποδυναμώνεται και η δυνατότητα ελέγχου της συμμόρφωσης της πολιτικής με τις αρχές της διαφάνειας, της λογοδοσίας και της ελαχιστοποίησης των δεδομένων.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Πριν από την έναρξη ισχύος της πολιτικής, καθώς και πριν από κάθε νέα εγκατάσταση, κατάργηση ή ουσιώδη μεταβολή κάμερας, πεδίου λήψης, χρόνου λειτουργίας ή τρόπου καταγραφής, το πλήρες Μητρώο Καμερών και Βιντεοεπιτηρούμενων Χώρων κοινοποιείται στους εκπροσώπους των εργαζομένων. Το Μητρώο περιλαμβάνει, ανά κάμερα, τουλάχιστον την ακριβή θέση, την περιοχή ή το πεδίο επιτήρησης, την περίοδο λειτουργίας, την ύπαρξη ή μη καταγραφής, τον χρόνο τήρησης, τον σκοπό επιτήρησης και τη σχετική αιτιολόγηση αναγκαιότητας. Κάθε μεταβολή του Μητρώου γνωστοποιείται εγκαίρως στους εκπροσώπους των εργαζομένων πριν από την εφαρμογή της, εκτός εάν συντρέχει αποδεδειγμένα εξαιρετικός και κατεπείγων λόγος ασφάλειας, ο οποίος τεκμηριώνεται ειδικώς και εγγράφως.»

5. Εσωτερική αντίφαση της πολιτικής ως προς την καταγραφή ήχου – ανάγκη ρητής απαγόρευσης και εναρμόνισης του Μητρώου Καμερών.

Η πολιτική ορθώς ορίζει στο κύριο σώμα της πως το σύστημα βιντεοεπιτήρησης συλλέγει και επεξεργάζεται αποκλειστικά δεδομένα εικόνας και πως «δεν πραγματοποιείται καταγραφή ή επεξεργασία ήχου ούτε συλλογή άλλων κατηγοριών δεδομένων πέραν της εικόνας». Η ίδια κατεύθυνση επαναλαμβάνεται και στην αναλυτική ενημέρωση, όπου αναφέρεται πως μέσω των συστημάτων βιντεοεπιτήρησης συλλέγονται αποκλειστικά δεδομένα εικόνας και δεν πραγματοποιείται καταγραφή ήχου.

Ωστόσο, η πολιτική προβλέπει επίσης πως τα πεδία καταγραφής και το περιεχόμενο του Μητρώου Καμερών και Βιντεοεπιτηρούμενων Χώρων περιγράφονται στο Παράρτημα Γ. Από το περιεχόμενο του Παραρτήματος αυτού προκύπτει πως στο Μητρώο περιλαμβάνεται τεχνικό πεδίο σχετικό με το είδος της καταγραφής. Εφόσον στο σχετικό υπόδειγμα εμφανίζεται επιλογή, η οποία αφήνει τεχνικά ανοικτό το ενδεχόμενο «Εικόνα & Ήχος», δημιουργείται εσωτερική ασυνέπεια σε σχέση με τον ρητό κανόνα του κύριου σώματος της πολιτικής, το οποίο αποκλείει την καταγραφή ήχου. Παράλληλα, η ίδια η πολιτική παραπέμπει ρητά στο Παράρτημα Γ ως μέρος του κανονιστικού της πλαισίου, άρα το παράρτημα πρέπει να είναι απολύτως εναρμονισμένο με το κύριο κείμενο.

Η ασάφεια αυτή δεν είναι τυπική ή δευτερεύουσα. Αφήνει ανοιχτό ερμηνευτικό και τεχνικό περιθώριο για δυνατότητα καταγραφής ήχου στο μέλλον, παρότι το κυρίως κείμενο διακηρύσσει το αντίθετο. Σε ένα σύστημα που τίθεται σε εφαρμογή μέσα σε χώρους εργασίας, η ύπαρξη τέτοιας αντίφασης πρέπει να αρθεί ρητά και χωρίς επιφυλάξεις, ώστε να μην παραμένει κανένα περιθώριο ενεργοποίησης, ανοχής ή νομιμοφανούς επίκλησης δυνατότητας ηχητικής καταγραφής. 

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Ρητώς ορίζεται ότι στο πλαίσιο λειτουργίας του συστήματος βιντεοεπιτήρησης του Δήμου δεν εγκαθίσταται, δεν ενεργοποιείται και δεν χρησιμοποιείται εξοπλισμός καταγραφής ήχου. Το σύστημα συλλέγει αποκλειστικά δεδομένα εικόνας. Κάθε αναφορά σε δυνατότητα καταγραφής ήχου στα Παραρτήματα, στο Μητρώο Καμερών, στα τεχνικά πεδία, στα υποδείγματα ή σε οποιοδήποτε συνοδευτικό έγγραφο διαγράφεται ή τροποποιείται αναλόγως, ώστε να εναρμονίζεται πλήρως με το κύριο σώμα της πολιτικής. Το Μητρώο Καμερών περιλαμβάνει μόνο επιλογές συμβατές με την αποκλειστική λήψη εικόνας και την απαγόρευση καταγραφής ήχου.»

6. Εξειδίκευση του χρόνου τήρησης με βάση την αρχή της ελαχιστοποίησης και της αναλογικότητας

Το σχέδιο προβλέπει γενικό χρόνο τήρησης έως δεκαπέντε (15) ημέρες και, σε περίπτωση περιστατικού, δυνατότητα διατήρησης του σχετικού υλικού έως τριάντα (30) ημέρες όταν το περιστατικό αφορά τον Δήμο, έως τρεις (3) μήνες όταν αφορά τρίτο πρόσωπο, καθώς και περαιτέρω διατήρηση όταν αυτό απαιτείται στο πλαίσιο νόμιμης διαδικασίας από αρμόδιες αρχές. Η ρύθμιση αυτή κινείται, κατ’ αρχήν, στο πλαίσιο της Οδηγίας 1/2011 της Αρχής Προστασίας Δεδομένων, η οποία θέτει αντίστοιχα ανώτατα χρονικά όρια για τη συνήθη λειτουργία συστημάτων βιντεοεπιτήρησης και για τη διατήρηση υλικού που συνδέεται με συγκεκριμένο συμβάν.

Ωστόσο, τα χρονικά αυτά όρια πρέπει να νοούνται ως τα ανώτατα επιτρεπτά όρια και όχι ως υποχρεωτικός ή αυτοματοποιημένος χρόνος τήρησης για κάθε κάμερα και κάθε χώρο. Η ίδια η λογική της Οδηγίας στηρίζεται στην ανάγκη στάθμισης της αναγκαιότητας της επεξεργασίας, της επίπτωσης στην ιδιωτική ζωή και της διερεύνησης ηπιότερων λύσεων, ενώ το σχέδιο πολιτικής του Δήμου δηλώνει πως η λειτουργία του συστήματος οργανώνεται με βάση την αναγκαιότητα, την αναλογικότητα και την ελαχιστοποίηση των δεδομένων. Επομένως, είναι σκόπιμο να αποσαφηνιστεί πως ο χρόνος τήρησης δεν εξαντλείται μηχανικά σε κάθε περίπτωση, αλλά καθορίζεται και εφαρμόζεται στο απολύτως αναγκαίο μέτρο, ανάλογα με τη φύση του χώρου, τον κίνδυνο που αντιμετωπίζεται και τον ειδικό σκοπό κάθε κάμερας.

Για την ενίσχυση της προστασίας των εργαζομένων και της αρχής της ελαχιστοποίησης, προτείνεται να προστεθεί ρητά πως ο χρόνος τήρησης των δεκαπέντε (15) ημερών αποτελεί το ανώτατο γενικό όριο και ότι, όπου είναι τεχνικά και λειτουργικά εφικτό, εφαρμόζεται συντομότερος χρόνος τήρησης, ιδίως σε χώρους χαμηλότερου κινδύνου ή σε περιπτώσεις όπου δεν έχει καταγραφεί κανένα σχετικό συμβάν. Παράλληλα, για κάθε περίπτωση διατήρησης πέραν του γενικού κανόνα θα πρέπει να υπάρχει ειδική αιτιολόγηση, καταγραφή στο σχετικό αρχείο και περιοδικός επανέλεγχος της ανάγκης περαιτέρω τήρησης.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Ο γενικός χρόνος τήρησης του καταγεγραμμένου υλικού δεν υπερβαίνει τις δεκαπέντε (15) ημέρες και εφαρμόζεται πάντοτε στο απολύτως αναγκαίο μέτρο, σύμφωνα με την αρχή της ελαχιστοποίησης. Όπου είναι τεχνικά και λειτουργικά εφικτό, δύναται να εφαρμόζεται συντομότερος χρόνος τήρησης, ιδίως σε χώρους χαμηλότερου κινδύνου. Σε περίπτωση περιστατικού, το σχετικό υλικό απομονώνεται και τηρείται μόνο για όσο χρόνο απαιτείται για τη διερεύνησή του, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και την Οδηγία 1/2011 της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Κάθε διατήρηση πέραν του γενικού χρόνου τεκμηριώνεται ειδικά, καταγράφεται σε σχετικό αρχείο και επανεξετάζεται περιοδικά ως προς την αναγκαιότητά της.»

7. Εξειδίκευση της διαδικασίας δέσμευσης υλικού (legal hold) και πρόβλεψη περιορισμένης ενημέρωσης των εκπροσώπων εργαζομένων

Το σχέδιο προβλέπει πως, όταν από συγκεκριμένο περιστατικό προκύπτει εύλογη και τεκμηριωμένη πιθανότητα θεμελίωσης, άσκησης ή υποστήριξης νομικών αξιώσεων, το απολύτως αναγκαίο και σχετικό τμήμα του υλικού μπορεί να εξαιρείται από τη διαγραφή και να τηρείται σε χωριστό και ασφαλές αρχείο (δέσμευση υλικού – legal hold), αποκλειστικά για τον σχετικό σκοπό. Προβλέπει επίσης πως η διατήρηση αυτή περιορίζεται στο απολύτως αναγκαίο χρονικό διάστημα και παύει με την οριστική περάτωση της σχετικής υπόθεσης.

Η πρόβλεψη αυτή είναι κατ’ αρχήν εύλογη, πλην όμως για λόγους σαφήνειας, λογοδοσίας και προστασίας των εργαζομένων είναι σκόπιμο να εξειδικευθεί περαιτέρω η διαδικασία ενεργοποίησης του legal hold, καθώς και να προβλεφθεί περιορισμένη ενημέρωση των εκπροσώπων των εργαζομένων όταν η δέσμευση αφορά περιστατικό σχετιζόμενο με χώρο εργασίας ή εργαζόμενο, χωρίς όμως να θίγεται η εμπιστευτικότητα της διερεύνησης ή η προστασία προσωπικών δεδομένων τρίτων.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Η δέσμευση υλικού (legal hold) αποφασίζεται με ειδικά αιτιολογημένη έγγραφη πράξη, στην οποία προσδιορίζονται το σχετικό περιστατικό, το συγκεκριμένο απόσπασμα υλικού, ο σκοπός της διατήρησης, τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που έχουν πρόσβαση και ο χρόνος επανεξέτασης της ανάγκης περαιτέρω τήρησης. Η διατήρηση περιορίζεται πάντοτε στο απολύτως αναγκαίο χρονικό διάστημα και παύει αμέσως μόλις εκλείψει ο σχετικός σκοπός ή περατωθεί οριστικά η υπόθεση. Εφόσον η δέσμευση υλικού αφορά περιστατικό που συνδέεται άμεσα με χώρο εργασίας ή με εργαζόμενο του Δήμου, οι εκπρόσωποι των εργαζομένων ενημερώνονται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση για την ενεργοποίηση της διαδικασίας, τουλάχιστον ως προς την ύπαρξη της δέσμευσης, τον γενικό λόγο αυτής και τη διάρκειά της, εκτός αν η ενημέρωση αυτή δύναται να ματαιώσει τον σκοπό της διερεύνησης, να παραβιάσει υποχρέωση εμπιστευτικότητας ή να θίξει δικαιώματα και ελευθερίες τρίτων προσώπων.»

8. Ενίσχυση των εγγυήσεων για χορήγηση πρόσβασης, προβολή και εξαγωγή υλικού – αποκλεισμός πολιτικής/αιρετής επιχειρησιακής πρόσβασης και πρόσθετη προστασία όταν το υλικό αφορά εργαζόμενο

Η πολιτική προβλέπει ορθώς πως η πρόσβαση στο σύστημα βιντεοεπιτήρησης και στα δεδομένα που αυτό συλλέγει περιορίζεται σε αυστηρά καθορισμένο αριθμό εξουσιοδοτημένων προσώπων, αποκλειστικά για σκοπούς που σχετίζονται με την ασφάλεια και την εκπλήρωση υπηρεσιακών καθηκόντων. Προβλέπει επίσης πως πρόσβαση δύνανται να έχουν μόνο εργαζόμενοι που έχουν οριστεί με υπηρεσιακή απόφαση, ο προϊστάμενος αρμόδιας υπηρεσίας, ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων μόνο για σκοπούς ελέγχου συμμόρφωσης ή διερεύνησης περιστατικών, και ο εξωτερικός τεχνικός μόνο εφόσον απαιτείται, με ελεγχόμενη πρόσβαση. Επιπλέον, ρητώς αναφέρεται πως δεν επιτρέπεται πρόσβαση σε οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο, συμπεριλαμβανομένων αιρετών, προσωπικού άλλων υπηρεσιών και τρίτων, χωρίς τεκμηριωμένη ανάγκη και επίσημη έγκριση.

Ωστόσο, η ίδια πολιτική προβλέπει πως η απόδοση ή μεταβολή των δικαιωμάτων πρόσβασης αποφασίζεται από την «ανώτερη διοίκηση του Δήμου», με ενδεικτική αναφορά σε Δήμαρχο, Γενική Γραμματέα, αρμόδιο Αντιδήμαρχο ή Διευθυντή. Παράλληλα, προβλέπει επίπεδα πρόσβασης, τα οποία φθάνουν έως την αναπαραγωγή καταγραφών και την εξαγωγή υλικού, ενώ η εξαγωγή επιτρέπεται με τεκμηρίωση σκοπού και τήρηση σχετικού αρχείου ενεργειών. Η διατύπωση αυτή, όπως είναι σήμερα, δημιουργεί ανεπαρκείς εγγυήσεις, διότι αφήνει υπερβολικά ευρύ περιθώριο σε πολιτικά ή διοικητικά πρόσωπα να ελέγχουν τη χορήγηση πρόσβασης σε υλικό που ενδέχεται να αφορά εργαζομένους, παρότι η ίδια η πολιτική ορίζει πως το σύστημα δεν χρησιμοποιείται για γενική επιτήρηση, παρακολούθηση της απόδοσης ή της αξιολόγησης των εργαζομένων.

Για τον λόγο αυτό, απαιτείται σαφέστερη διάκριση ανάμεσα, αφενός, στη χορήγηση δικαιωμάτων χρήστη στο σύστημα και, αφετέρου, στην πρόσβαση, αναπαραγωγή ή εξαγωγή συγκεκριμένου καταγεγραμμένου υλικού. Ιδίως όταν το υλικό αφορά εργαζόμενο, χώρο εργασίας ή περιστατικό που δύναται να επηρεάσει δικαιώματα εργαζομένου, χρειάζονται αυξημένες εγγυήσεις νομιμότητας, αναγκαιότητας, περιορισμού των αποδεκτών και λογοδοσίας. Στο ίδιο πνεύμα, είναι εύλογο να προβλέπεται και περιορισμένη ενημέρωση των εκπροσώπων των εργαζομένων, όχι για το περιεχόμενο του υλικού, αλλά για την ενεργοποίηση της διαδικασίας πρόσβασης ή εξαγωγής, όταν αυτή αφορά εργαζόμενο ή χώρο εργασίας. Η πρόβλεψη αυτή είναι συμβατή με τη συνολική λογική της πολιτικής, η οποία ήδη αναγνωρίζει ειδική και ενισχυμένη διαφάνεια έναντι των εργαζομένων και θέτει τα Τοπικά Παραρτήματα Ενημέρωσης Β΄ Επιπέδου στη διάθεσή τους.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Η χορήγηση ή μεταβολή των δικαιωμάτων πρόσβασης στο σύστημα βιντεοεπιτήρησης αποφασίζεται μόνο από ειδικά ορισμένο υπηρεσιακό όργανο, σύμφωνα με την οργανωτική δομή του Δήμου, κατόπιν τεκμηριωμένης υπηρεσιακής ανάγκης και προηγούμενου ελέγχου συμμόρφωσης από τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ – DPO). Αιρετά ή πολιτικά όργανα του Δήμου δεν αποκτούν άμεση επιχειρησιακή πρόσβαση σε ζωντανή εικόνα, αναπαραγωγή καταγραφών ή εξαγωγή υλικού. Τυχόν διαβίβαση συγκεκριμένου καταγεγραμμένου υλικού πραγματοποιείται μόνο κατόπιν ειδικά τεκμηριωμένου και εγγράφου αιτήματος, με σαφή νομική βάση, προσδιορισμένο σκοπό, καταγραφή στο αρχείο ενεργειών και έλεγχο νομιμότητας από τα αρμόδια υπηρεσιακά όργανα.

Η πρόσβαση σε συγκεκριμένο καταγεγραμμένο υλικό και ιδίως η εξαγωγή του επιτρέπεται μόνο κατόπιν ειδικά αιτιολογημένου αιτήματος, καταγραφής του σκοπού, έγκρισης του αρμόδιου υπηρεσιακού προϊσταμένου και προηγούμενου ελέγχου νομιμότητας, αναγκαιότητας και αναλογικότητας. Κάθε πρόσβαση, αναπαραγωγή και εξαγωγή καταγράφεται υποχρεωτικά σε ειδικό μητρώο ενεργειών.

Όταν η πρόσβαση ή η εξαγωγή αφορά εργαζόμενο του Δήμου, χώρο εργασίας ή περιστατικό που δύναται να επηρεάσει τα δικαιώματα του εργαζομένου, εφαρμόζονται αυξημένες εγγυήσεις περιορισμού των αποδεκτών, αυστηρής τεκμηρίωσης και πλήρους καταγραφής των σχετικών ενεργειών. Στην περίπτωση αυτή, οι εκπρόσωποι των εργαζομένων ενημερώνονται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, τουλάχιστον ως προς την ύπαρξη του αιτήματος πρόσβασης ή εξαγωγής, τον γενικό λόγο και τη διάρκειά του, εκτός εάν η ενημέρωση αυτή δύναται να ματαιώσει τον σκοπό της διερεύνησης, να παραβιάσει υποχρέωση εμπιστευτικότητας ή να θίξει δικαιώματα και ελευθερίες τρίτων προσώπων. Η ενημέρωση αυτή δεν συνεπάγεται πρόσβαση των εκπροσώπων στο ίδιο το υλικό, εκτός εάν τούτο προβλέπεται ρητώς από τον νόμο ή συντρέχει έγγραφη εξουσιοδότηση του άμεσα ενδιαφερόμενου εργαζομένου.»

9. Υποχρεωτική διαβούλευση με εκπροσώπους εργαζομένων πριν από νέες κάμερες

Το σχέδιο ορθώς προβλέπει αξιολόγηση αναγκαιότητας, εξέταση εναλλακτικών μέτρων και, όπου απαιτείται, DPIA πριν από νέα κάμερα. Εντούτοις, δεν προβλέπει προηγούμενη ενημέρωση και διαβούλευση με τους εκπροσώπους των εργαζομένων, παρόλο που το άρθρο 35 του ΓΚΠΔ προβλέπει υψηλή στάθμιση των επιπτώσεων στα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων, και η πολιτική αναγνωρίζει πως κάθε νέα εγκατάσταση ή ουσιώδης μεταβολή πρέπει να υποβάλλεται σε τέτοιο έλεγχο.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Πριν από κάθε νέα εγκατάσταση κάμερας ή ουσιώδη μεταβολή της θέσης, του πεδίου λήψης ή του τρόπου λειτουργίας υφιστάμενης κάμερας, ο Δήμος ενημερώνει εγγράφως και εγκαίρως τους εκπροσώπους των εργαζομένων, θέτει υπόψη τους τη σχετική τεκμηρίωση και λαμβάνει τη γνώμη τους πριν από την οριστική απόφαση.»

10. Ρητή προστασία σε περίπτωση άρνησης υπογραφής δήλωσης λήψης γνώσης

Το σχέδιο ορθώς αναφέρει πως η υπογραφή του εργαζομένου αποδεικνύει μόνο τη λήψη γνώσης και δεν συνιστά συγκατάθεση, καθώς και ότι το αρχείο δηλώσεων λήψης γνώσης δεν εντάσσεται στον ατομικό φάκελο προσωπικού. Δεν προβλέπει όμως ρητά πως τυχόν άρνηση υπογραφής δεν μπορεί να έχει δυσμενείς συνέπειες. Η εγγράφως παρεχόμενη ενημέρωση, η οποία απαιτείται για τους εργαζόμενους δεν μπορεί να μετατραπεί σε έμμεσο μέσο πειθαρχικής πίεσης.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Η υπογραφή της δήλωσης λήψης γνώσης αποδεικνύει αποκλειστικά την ενημέρωση του εργαζομένου. Τυχόν άρνηση υπογραφής δεν συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα, δεν θεμελιώνει δυσμενή υπηρεσιακή μεταχείριση και δεν επηρεάζει καθ’ οιονδήποτε τρόπο την εργασιακή του σχέση. Στην περίπτωση αυτή, η ενημέρωση αποδεικνύεται με άλλο πρόσφορο μέσο.»

11. Δικαίωμα εργαζομένου να ζητά άμεση διατήρηση υλικού υπέρ του.

Η πολιτική αναφέρεται γενικά στα δικαιώματα των υποκειμένων και στη δυνατότητα πρόσβασης ή περιορισμού της επεξεργασίας. Δεν προβλέπει όμως ειδική και άμεση διαδικασία με την οποία εργαζόμενος να μπορεί να ζητήσει εγκαίρως να μην καταστραφεί υλικό που τον αφορά, π.χ. σε περίπτωση λεκτικής ή σωματικής επίθεσης, εργατικού ατυχήματος, παρενόχλησης ή σοβαρού επεισοδίου με πολίτη ή προϊστάμενο. Εφόσον το γενικό όριο τήρησης είναι σύντομο, η έλλειψη αυτής της πρόβλεψης μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια κρίσιμου αποδεικτικού υλικού.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Κάθε εργαζόμενος, ο οποίος επικαλείται συγκεκριμένο περιστατικό σχετικό με την ασφάλεια, την υγεία, την αξιοπρέπεια ή τη νομική του προστασία δικαιούται να ζητήσει άμεσα την προσωρινή δέσμευση του σχετικού υλικού πριν από την αυτόματη διαγραφή του, αναφέροντας κατά το δυνατόν ημερομηνία, ώρα και τόπο. Ο Δήμος οφείλει να απαντά εγγράφως χωρίς καθυστέρηση επί του αιτήματος.»

12. Ρητή απαγόρευση προηγμένων ή βιομετρικών λειτουργιών.

Το σχέδιο αναφέρει πως δεν γίνεται καταγραφή ήχου και ότι συλλέγεται μόνο εικόνα. Δεν απαγορεύει όμως ρητά τη χρήση λειτουργιών αναγνώρισης προσώπου, βιομετρικής ταυτοποίησης, ανάλυσης συμπεριφοράς ή άλλων αυτοματοποιημένων τεχνικών. Μολονότι το ισχύον σχέδιο δεν αναφέρει τέτοια χρήση, κρίνεται αναγκαίο να αποκλειστεί ρητά για λόγους ασφάλειας δικαίου και της προστασίας των εργαζομένων. Η πρόταση αυτή αποτελεί ενισχυμένη ασφαλιστική δικλίδα πολιτικής και όχι παραδοχή πως τέτοιες λειτουργίες ήδη εφαρμόζονται.

Προτεινόμενη διατύπωση:

«Απαγορεύεται η χρήση του συστήματος βιντεοεπιτήρησης για βιομετρική ταυτοποίηση, αναγνώριση προσώπου, ανάλυση συμπεριφοράς, κατάρτιση προφίλ κίνησης ή οποιαδήποτε άλλη μορφή αυτοματοποιημένης αξιολόγησης προσώπων.»

13. Ανάγκη πλήρους οριστικοποίησης του σχεδίου πριν από την έγκριση

Δεν είναι θεσμικά ορθό να τεθεί προς έγκριση κείμενο πολιτικής, το οποίο διατηρεί γενικεύσεις κι αοριστία στοιχείων, ελλείψεις ακόμη και σε παραρτήματα που εξειδικεύουν ουσιωδώς τη λειτουργία του συστήματος. Η διαφάνεια, η σαφήνεια και η πληρότητα της πολιτικής αποτελούν ουσιώδεις προϋποθέσεις νομιμότητας και μιας πραγματικής διαβούλευσης.

Με βάση τις ως άνω προτεινόμενες διατυπώσεις του παρόντος Υπομνήματός μας,

αιτούμαστε

α) να μην εγκριθεί η πολιτική στην παρούσα της μορφή,

β) να ενσωματωθούν οι ανωτέρω προτεινόμενες εγγυήσεις,

γ) να τεθεί σε νέα, σύντομη αλλά και ουσιαστική διαβούλευση το αναθεωρημένο κείμενο, συνοδευόμενο από πλήρες Μητρώο Καμερών και Βιντεοεπιτηρούμενων Χώρων,

δ) να προβλεφθεί η θεσμική συμμετοχή των εκπροσώπων των εργαζομένων σε κάθε ουσιώδη μεταβολή του συστήματος,

ε) να διασφαλιστεί ρητά πως το σύστημα βιντεοεπιτήρησης θα υπηρετεί αποκλειστικά την ασφάλεια και ουδέποτε θα μετατραπεί σε μηχανισμό επιτήρησης – ελέγχου – αξιολόγησης – παρακολούθησης των εργαζομένων.

Ρόδος, 20 Μαρτίου 2026